1. Parter og formål
Behandlingsansvarlig: kunden som har tegnet abonnement på ProdForm. Databehandler: ProdForm. Avtalen regulerer hvordan ProdForm behandler persondata om deltakere på vegne av kunden, og er underlagt GDPR art. 28. ProdForm behandler persondata kun etter dokumenterte instrukser fra kunden. Instruksen består av denne avtalen, Vilkårene og de valgene kunden gjør i plattformen: hvilke tester som opprettes, hvilke spørsmål som stilles, hvem som inviteres og hvilke funksjoner som tas i bruk. Mener ProdForm at en instruks strider mot personvernregelverket, varsles kunden uten ugrunnet opphold. Overføring til land utenfor EØS skjer kun slik punkt 8 beskriver, med mindre ProdForm er rettslig forpliktet til noe annet; i så fall varsles kunden før overføringen, med mindre loven forbyr slikt varsel.
2. Behandlingens art og kategorier av data
Formål: produkttesting, deltakerhåndtering, datainnsamling og rapportering på vegne av kunden. Datakategorier: deltakerens svar på tester, eventuelle valgfrie demografi-felt, deltakerkode eller e-post hvis testen krever identifikasjon, samt teknisk metadata (IP, nettleser, enhetstype) og stedsdata hvis kunden slår på innsamling av posisjon. Behandlingen skjer så lenge kunden har et aktivt abonnement, og avsluttes ved oppsigelse i tråd med punkt 5.
3. Underleverandører
ProdForm bruker underdatabehandlere for å levere tjenesten. Oppdatert liste med formål, datalokasjon og datatype finnes på prodform.com/subprocessors og oppdateres ved endringer. Alle har inngåtte databehandleravtaler. ProdForm pålegger underleverandørene de samme personvernpliktene som følger av denne avtalen, og hefter fullt ut overfor kunden for at de oppfylles, jf. GDPR art. 28 nr. 4. Kunden samtykker til de underleverandørene som er listet på siden ved aksept av denne avtalen. Nye underleverandører varsles minst 30 dager før de tas i bruk via e-post til kundens kontakt-adresse. Motsetter kunden seg innen fristen, skal partene i god tro søke en løsning innen 30 dager; finnes ingen, kan kunden si opp avtalen for den berørte tjenesten uten vederlag for gjenstående periode.
4. Sikkerhet
ProdForm benytter kryptering i transit (TLS 1.2 eller nyere) og ved lagring (AES-256 på databasefiler, indekser og transaksjonslogger). Intern tilgang til persondata er rollebasert, og endringer utført av administratorer logges med bruker, tidspunkt og handling. Isolasjonen mellom kunder håndheves i applikasjonslaget, med Row Level Security i databasen som et ekstra lag på spørringer som går direkte fra nettleseren. Tilgang til kundedata er begrenset til ProdForms eiere, som er bundet av taushetsplikt gjennom denne avtalen. Gis noen andre slik tilgang — ansatt, innleid eller underleverandør — skjer det først etter skriftlig taushetserklæring. Tekniske og organisatoriske tiltak vurderes løpende mot risikoen behandlingen innebærer (GDPR art. 32).
5. Sletting og retur av data
Så lenge abonnementet løper, kan kunden når som helst eksportere dataene sine fra plattformen. Ved oppsigelse utleveres Kundedata på skriftlig forespørsel innen 30 dager. Kundedata slettes deretter innen 30 dager etter skriftlig forespørsel, og senest 60 dager etter oppsigelsen, med mindre lov pålegger oss å beholde dataene. Slettingen utføres av ProdForm og bekreftes skriftlig. Sikkerhetskopier slettes ikke enkeltvis: de overskrives i tråd med databaseleverandørens faste rotasjon, og er frem til da ikke tilgjengelige for ordinær bruk. I avsluttede tester anonymiseres deltaker-svar med personidentifikatorer automatisk 24 måneder etter at testen er avsluttet, slik at koblingen mellom svar og person fjernes permanent. Anonymiserte aggregat-data kan beholdes uten tidsbegrensning.
6. Bistand til behandlingsansvarlig
ProdForm bistår kunden med å oppfylle GDPR-forpliktelser, herunder å besvare deltakerforespørsler om innsyn, retting og sletting (art. 15-22), å gjennomføre vurderinger av personvernkonsekvenser (DPIA, art. 35), å gjennomføre forhåndsdrøfting med Datatilsynet (art. 36) og å varsle om brudd. Bistanden ytes uten særskilt vederlag for forespørsler av rimelig omfang. Kunden er primært ansvarlig for å besvare deltakerforespørsler; selvbetjente verktøy i plattformen dekker innsyn og sletting for deltakere som har e-postkobling.
7. Varsling om brudd
Blir ProdForm kjent med et brudd på persondatasikkerheten som berører kundens data — også gjennom en underleverandør — varsles kunden uten ugrunnet opphold og senest innen 24 timer. Fristen er kortere enn kundens egen frist på 72 timer til Datatilsynet, slik at kunden har tid igjen til å vurdere og melde. Varselet inneholder bruddets art, omfang, tiltak iverksatt og kontaktpunkt for videre informasjon, jf. GDPR art. 33.
8. Overføring utenfor EØS
Hoveddata lagres i EU: database og filer hos Supabase (Stockholm) og feillogging hos Sentry (EU-region). To leverandører behandler data i USA: Anthropic når kunden bruker AI-funksjonene, og Resend, som sender e-post fra Irland, men lagrer kontodata, e-postmetadata og logger i USA. Overføringen til Anthropic skjer på grunnlag av EU-kommisjonens standardkontrakter (SCC), og overføringen til Resend på grunnlag av EU–US Data Privacy Framework og standardkontraktene. Det tekniske tiltaket som supplerer dem er at deltaker-identifikatorer ikke sendes: AI-funksjonene mottar testtekst, svar og demografiske grupper, ikke navn, e-postadresser eller deltakerkoder. Anthropic lagrer mottatte data i inntil 30 dager for misbruksovervåking og bruker dem ikke til å trene modeller. Kunden bør være oppmerksom på at åpne fritekstfelt kan inneholde opplysninger deltakeren selv velger å skrive. ProdForm vurderer overføringene løpende mot gjeldende rettspraksis.
9. Revisjon og dokumentasjon
Kunden kan be om dokumentasjon på sikkerhetstiltak, sertifiseringer og risikovurderinger. Kunden, eller en revisor utpekt av kunden og underlagt taushetsplikt, kan gjennomføre revisjon ved skriftlig forespørsel og rimelig varsel, normalt en gang per år. Kunden bærer egne kostnader. Avdekker revisjonen vesentlig avvik fra denne avtalen, bærer ProdForm kostnadene ved revisjonen og ved oppfølgende kontroll. ProdForm fører oversikt over behandlingsaktiviteter på vegne av kunden og kan dele relevante utdrag på forespørsel.
10. Avtalens varighet og lovvalg
Avtalen gjelder så lenge ProdForm behandler persondata på vegne av kunden. Ved opphør av Vilkårene opphører også denne avtalen. Avtalen reguleres av norsk rett. Tvister søkes løst gjennom forhandling; verneting er Oslo tingrett.